20 tipp, ami felgyorsítja az adminisztrációs teendőidet

1. Szánj fix időt az adminisztrációra: Jelölj ki minden napra, vagy minden második napra egy fix, rövidebb időszakot (pl. 30 percet), amit csak az adminisztratív feladatokra szánsz. Ez lehet reggel a kezdés előtt, vagy délután a munka végeztével.
2. A „kétperces” szabály: Ha egy feladatot kevesebb mint két perc alatt el tudsz végezni (pl. egy rövid e-mail megválaszolása, egy számla lefűzése), akkor tedd meg azonnal! Ne halogasd, mert az apróságok gyűlnek fel a leggyorsabban.
3. Priorizálj: Mielőtt belevágnál, gondold át, melyik adminisztrációs feladat a legsürgősebb és a legfontosabb. Azzal kezdj, és utána haladj tovább a kevésbé sürgős dolgokkal.
4. Használd a naptárad! Írd be a naptáradba (legyen az digitális vagy papír alapú), hogy mikor foglalkozol az adminisztrációval, és mikor vannak fontos határidőid (pl. adóbevallás, járulékok befizetése).

1. Felhőalapú megoldások: Használj olyan online tárhelyeket, mint a Google Drive vagy a Dropbox. Itt biztonságban tárolhatod a céges dokumentumokat, és bárhonnan hozzáférhetsz, sőt, akár a könyvelőddel is megoszthatod a releváns mappákat.
2. Automatizáld az ismétlődő feladatokat: Sok pénzügyi program tud például automatikus számlákat kiállítani, vagy emlékeztetőket küldeni a befizetési határidőkről. Kérd ki a könyvelőd tanácsát, hogy miként tudnál ilyeneket bevezetni.
3. Elektronikus aláírás: Ha van rá lehetőséged, használd az elektronikus aláírást a dokumentumokon. Sok időt és papírt spórolhatsz meg azzal, hogy nem kell nyomtatni, aláírni és visszaszkennelni.
4. Emlékeztetők a telefonon/gépen: Állíts be értesítéseket a fontos határidőkről a telefonodon vagy a számítógépeden. Így nem marad el semmi, ami a cég pénzügyeit érinti.
5. Jó szoftverekbe fektess: Egy jó számlázó program, vagy akár egy egyszerűbb ügyfélkezelő rendszer (CRM) hosszú távon rengeteg időt spórolhat neked. Érdemes befektetni egy olyanba, ami passzol a céged igényeihez.

Munkamódszerek és hatékonyság

1. Csoportosítsd a hasonló feladatokat: Ha van több számla, amit ki kell állítanod, vagy több banki átutalás, amit el kell indítanod, csináld meg őket egyszerre. A „flow” miatt sokkal hatékonyabb így dolgozni.
2. Kerüld a zavaró tényezőket: Amikor az adminisztrációval foglalkozol, kapcsolj ki minden zavaró tényezőt. Ne nézd a közösségi médiát, halkítsd le a telefonod értesítéseit. Koncentrálj arra a feladatra!
3. Kérj segítséget, ha elakadsz: Ne félj segítséget kérni a könyvelődtől, egy tapasztaltabb kollégától, vagy egy mentortól, ha valamilyen adminisztrációs feladat túl bonyolultnak tűnik. Jobb időben kérdezni, mint hibázni.
4. Delegálj, ha tudsz: Ha a céged mérete vagy a csapatod létszáma lehetővé teszi, adj át adminisztrációs feladatokat olyan munkatársnak, aki meg tudja csinálni. Ez leveszi a terhet a válladról, és te a stratégiai dolgokra fókuszálhatsz.

1. Időről időre vizsgáld felül a folyamatokat: Nézd át, hogy mi az, ami jól működik az adminisztrációban, és min lehetne javítani, hogy még gyorsabban, egyszerűbben menjen minden. Lehet, hogy egy-egy lépést ki lehet hagyni, vagy másképp lehetne csinálni.
2. Maradj képben az újdonságokkal: Olvass szakmai blogokat, vegyél részt webináriumokon, hogy képben legyél az adminisztrációt segítő új eszközökkel és módszerekkel. Lehet, hogy van valami, ami pont a te cégednek szól.
3. Ne halogass! Ez a legfontosabb! Az adminisztráció a legkevésbé sem kedvelt feladat, de minél hamarabb elkezded, annál gyorsabban végzel vele. A felgyűlt papírmunka sokkal nagyobb stresszt okoz, mint az azonnal elintézett feladat.

Reméljük, hogy ezek a tippek hozzájárulnak ahhoz, hogy kevesebb időt kelljen adminisztrációval töltened, így több energiát fordíthatsz a vállalkozásod fejlesztésére. Ha bármilyen kérdésed merülne fel, vagy segítségre lenne szükséged, munkatársaink örömmel állnak rendelkezésedre – fordulj hozzánk bizalommal!”